ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

Типовой образец

Утверждаю

___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, ________________________
предприятия и т.п., его (директор или иное
организационно правовая форма) должностное лицо,
уполномоченное утверждать
)

» » ____________ 20__г.

Должностная инструкция заведующего канцелярией
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)

» » ______________ 20__г. N_________

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее
среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по
профилю не менее _________ лет.
1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение
от нее производится приказом .
1.4. Заведующий канцелярией подчиняется ____________________________
(директору предприятия;
________________________________________________________________________.
иному должностному лицу)
1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка,
отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при
отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который
приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее
исполнение возложенных на него обязанностей.
1.6. Заведующий канцелярией должен знать:
— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
организации делопроизводства;
— единую государственную систему делопроизводства;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
— структуру предприятия;
— организацию делопроизводства на предприятии;
— схемы документооборота;
— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и
временного хранения, установленной отчетности;
— сроки и порядок сдачи дел в архив;
— системы организации контроля за исполнением документов;
— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
— основы экономики, организации производства, труда и управления;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
— положением о канцелярии предприятия;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— настоящей ;
— _________________________________________________________________.
1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками
канцелярии.

II. Должностные обязанности

2.1. Организовывать работу канцелярии.
2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой
корреспонденции, ее доставку по назначению.
2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их
правильным оформлением.
2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и
передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего
делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по
формированию дел и их сдаче на хранение.
2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на
предприятии и организовывать их внедрение.
2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы
делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а
также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами
управленческого труда.
2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в
подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием,
хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о
соблюдении сроков исполнения документов.
2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и
организовывать их техническое обслуживание,
, регистрацию работников, прибывающих в командировку на
предприятие.
2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и
использования информации, содержащейся в них.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых
технологических процессов работы с документами, совершенствовании
автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом
применения средств вычислительной техники).
2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по
улучшению деятельности канцелярии.
2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей
государственную, .
2.14. _____________________________________________________________.

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей
структурных подразделений предприятия предложения по улучшению
деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений
предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего
выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.
3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в
случае нарушения установленных правил.
3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью
канцелярии.
3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в
структурных подразделениях.
3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками
канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о
поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий
на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.8. Взаимодействовать:
— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по
вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки
исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых
документов;
— с — по правовым вопросам, связанным с
подготовкой документов;
— с — по вопросам обеспечения средствами
оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;
— с — по вопросам подбора, приема, увольнения и
перемещения работников отдела;
— ____________________________ — по вопросам ______________________.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)

Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

Согласовано:

Начальник юридического отдела

(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)

» » ________________ 20__г.

С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)

» » _____________ 20__г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИИ

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАНЦЕЛЯРИЕЙ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо со средним профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или начальным профессиональным образованием и стажем работы по профилю не менее _________ лет.

1.3. Заведующий канцелярией находится в подчинении ____________________________

(директора предприятия;

________________________________________________________________________.

иного должностного лица)

1.4. В период отсутствия заведующего канцелярией (командировка, болезнь, отпуск и пр.) его обязанности возлагаются на его заместителя или другое лицо, назначенное руководителем предприятия, приобретающее соответствующие права и несущего ответственность за должное выполнение возложенных на него обязательств.

1.5. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от нее по приказу директора предприятия.

1.6. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по работе архива и делопроизводству;

— данной должностной инструкцией.

1.7. Заведующий канцелярией обязан знать:

— государственную систему делопроизводства;

— распоряжения, постановления, приказы и прочие нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, которые касаются организации делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— структуру предприятия;

— порядок составления описей дел постоянного и временного хранения, номенклатуры дел и установленной отчетности;

— основы организации производства, экономики, управления и труда;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— трудовое законодательство;

— порядок и сроки сдачи дел в архив на хранение;

— системы организации контроля исполнения документов;

— правила трудового распорядка на предприятии;

— правила противопожарной защиты и производственной санитарии;

— нормы и правила охраны труда и техники безопасности.

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками

канцелярии.

2. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку к месту назначения.

2.2. Организовывать работу канцелярии.

2.3. Осуществлять контроль сроков выполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Разрабатывать инструкции, касающиеся ведения делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.5. Организовывать работу по учету, регистрации, хранению и передаче в структурные подразделения документации текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, касающихся формирования дел и их сдачи на хранение в архив.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства нужными справочными и инструктивными материалами, оборудованием, инвентарем, оргтехникой и техническими средствами управленческого труда.

2.7. Обеспечивать подготовку справок о соблюдении сроков выполнения документов.

2.8. Обеспечивать размножение и печатание служебных документов.

2.9. Руководить делопроизводством в подразделениях предприятия, следить за правильным формированием, своевременной сдачей дел в архив и их хранением.

2.10. Принимать участие в подготовке созываемых руководством совещаний.

2.11. Обеспечивать установленный режим доступа к документам и использования и информации, которая в них содержится.

2.12.Организовывать техническое обслуживание совещаний, оформление командировочных документов, регистрацию работников, которые прибывают в командировку на предприятие.

2.13. Участвовать в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документацией, усовершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий.

2.14. Проводить работу по защите информации, которая составляет государственную, служебную и коммерческую тайну.

2.15. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий, направленных на улучшение работы канцелярии.

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителей структурных подразделений предприятия и директора собственные предложения, направленные на улучшение деятельности отдела, методов и форм работы с документацией.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и других работников предприятия должного выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения определенных правил.

3.4. Визировать и подписывать документы, которые связаны с деятельностью канцелярии.

3.5. Проверять организацию делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

3.6. Давать распоряжения, обязательные для выполнения работниками канцелярии.

3.7. Требовать своевременного и качественного выполнения своих указаний.

3.8. Вносить на рассмотрение директора предприятия собственные предложения о поощрении лучших работников отдела, о наложении взысканий на нарушителей трудовой и производственной дисциплины.

3.9. Сотрудничать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по

вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки

исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых

документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения бланками документов, средствами оргтехники, канцтоварами и пр.;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанными с подготовкой документации;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и

перемещения работников отдела.

4. Ответственность

Заведующий канцелярией ответственен:

4.1. За невыполнение или недолжное выполнение своих должностных

обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.

4.2. За правовые нарушения, которые совершены в процессе осуществления своей деятельности в определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ рамках.

4.3. За причинение материального вреда предприятию в определенных трудовым, гражданским и административным законодательством РФ рамках.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

Владимир Новожилов Руководитель отдела интернет-маркетинга WiseAdvice Владимир Новожилов, руководитель отдела интернет-маркетинга WiseAdvice, рассказывает, как закрывать сложные вакансии, если у компании нет сильного HR-бренда или возможности ввязываться в зарплатную...

Анна Самойдюк Каждый, кто когда-то занимался рекрутингом, знает, насколько это времязатратно. Одна позиция может привлекать сотни и даже тысячи резюме, и возможности внимательно ознакомиться с ними всеми нет. Поэтому организации все чаще стали обращаться к...

Наталья Кожевникова Бытует мнение, что услугами карьерных консультантов пользуются люди с опытом работы. А студентам, которые в поиске первого рабочего опыта, помощь карьерных консультантов ни к чему. Давайте разберемся, так ли это. Поддержать, объяснить, добавить...

Средняя зарплата для профессии заведующий канцелярией в Москве: 51 000 рублей

Вакансии 1—15 из 2 620

• Москва‎ ,

Обязанности:

3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Требования:

1. Высшее образование;

• 7 июня 2019 — hh.ru

• Москва‎ , ГБУЗ ПКБ №4 им. П. Б. Ганнушкина ДЗМ

Обязанности: 1. Организация работы канцелярии; 2. Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции по МОСЭДО; сроками исполнения документов и их правильным оформлением; 3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Требования: 1. Высшее образование; 2....

• 7 июня 2019 — www.adzuna.ru

• Москва‎ ,

Должностные обязанности: Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в Архив судебного участка дел (гражданских, уголовных, административных); ведение журналов различных форм отчетности, подготовка и сдача отчетов (квартальные, годовые, месячные). Осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, контроль за исполнением судебных...

• 7 июня 2019 — www.adzuna.ru

• Москва‎ , Правительство Москвы

Должностные обязанности: прием, регистрация и отправка корреспонденции; ведение делопроизводства на судебном участке; ведение архива судебного участка; составление статистической отчетности; оформление исполнительных листов; учет движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях; подготовка и оформление дел для направления их в апелляционную инстанцию. Требования: наличие среднего профессионального образования, неполного высшего образования,...

• 7 июня 2019 — www.adzuna.ru

• Москва‎ ,

Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.Социальный пакет

• 7 июня 2019 — trudvsem.ru

• Москва‎ ,

Ведение учета движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях, ведение нарядов и журналов, ведение архива судебного участка.Социальный пакетДополнительное медицинское страхованиеДополнительные выплаты к отпуску, материальная помощь, компенсация за неиспользованную санаторно-курортную путевку.

• 7 июня 2019 — trudvsem.ru

• Москва‎ ,

В Управлении по обеспечению деятельности мировых судей города Москвы открыта вакансия "заведующий канцелярией в судебном участке"

Обязанности:

• Прием, регистрация и отправка корреспонденции
• Ведение делопроизводства на судебном участке
• Ведение архива судебного участка
• Составление статистической отчетности
• Оформление исполнительных листов
• Учет движения, исполнения и хранения уголовных, гражданских дел, дел об

• Москва‎ , ГБУЗ ПКБ №4 им. П. Б. Ганнушкина ДЗМ

Не пишите в JobCareer.Ru по поводу этой вакансии. Вакансия размещена на сайте www.Employment-Services.ru.

Обязанности:

1. Организация работы канцелярии;

2. Осуществление контроля за своевременностью обработки поступающей и отправляемой корреспонденции по МОСЭДО; сроками исполнения документов и их правильным оформлением;

3. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства,

• 7 июня 2019 — employment-services.ru

• Москва‎ ,

Социальный пакет

• 7 июня 2019 — trudvsem.ru

• Москва‎ ,

Чем предстоит заниматься:

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Требования:

• 7 июня 2019 — alljob.org

• Москва‎ ,

Чем предстоит заниматься:

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.

Требования:

Знать единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

ОбучаемостьОтветственностьДисциплинированностьУмение работать в командеЗнание делопроизводстваРабота с компьютером

• 7 июня 2019 — vakansia.net

• Москва‎ ,

Ваши задачи:

Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Наши требования:

Знать постановления,...

• 7 июня 2019 — alljob.org

• Москва‎ , GarantJob

Обязанности: Упаковка канцелярии и детских товаров. Сбор товара по накладной,маркировка. Требования: Готовность переезда в общежитие компании. Возможно без опыта работы, обучение в процессе работы. Условия: Минимальный срок вахты 35 смен. - Бесплатное проживание в комфортабельном и благоустроенном общежитии (кухня - микроволновая печь, электроплита, холодильник, электрочайник; душевые, стиральные машины, сушилки, утюг и др.).Общежитие в 10 минутах ходьбы от места работы. Семейные...

• 5 июня 2019 — www.adzuna.ru

					УТВЕРЖДАЮ
(наименование предприятия, организации, учреждения)					(руководитель предприятия, организации, учреждения)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000		№ 00			(подпись)		(Ф.И.О.)
Структурное подразделение:	Канцелярия
Должность:	Заведующий канцелярией
					00.00.0000

1. Общие положения

Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией.

Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	директору предприятия
1.4.2.	Дополнительное подчинение
1.4.3	Отдает распоряжения	работникам канцелярии
1.4.4	Работника замещает	заместитель
1.4.5	Работник замещает

1. Квалификационные требования заведующего канцелярией:

2.1.	Образование *	среднее профессиональное образование
2.2.	опыт работы	без предъявления требований к стажу работы
2.3.	знания	Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства. Единую государственную систему делопроизводства. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Структуру организации. Организацию делопроизводства в организации Схемы документооборота. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. Сроки и порядок сдачи дел в архив. Системы организации контроля за исполнением документов. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. Основы экономики, организации производства, труда и управления. Законодательство о труде и охране труда Украины. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
	навыки
	дополнительные требования

* начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.

1. Документы регламентирующие деятельность заведующего канцелярией

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение о канцелярии предприятия , Должностная инструкция заведующего канцелярией, Инструкцией по делопроизводству и работе архива, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

4.1. Организует работу канцелярии.

4.2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

4.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4.4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

4.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.

4.6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

4.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

4.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

4.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

4.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

4.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

4.12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

4.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

1. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией вправе:

5.1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

5.2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащ

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2019 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность) .

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией - образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

заведующего канцелярией

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией "___________" (далее - "Организация").

1.2. Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно ____________ Организации.

1.4. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее ________ профессиональное образование и стаж работы по специальности ____ лет (без предъявления требований к стажу работы).

1.5. Заведующий канцелярией должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;

Единую государственную систему делопроизводства;

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Структуру предприятия, учреждения, организации;

Организацию делопроизводства;

Схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Системы организации контроля над исполнением документов;

Оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;

Основы экономики, организации производства, труда и управления;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия заведующего канцелярией его обязанности возлагаются на ____________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Заведующий канцелярией осуществляет:

Организацию работы канцелярии.

Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

Контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организацию работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разработку инструкций по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организацию их внедрения.

Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

Руководство работниками канцелярии.

3. ПРАВА

Заведующий канцелярией имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию заведующего канцелярией.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий канцелярией несет ответственность за:

4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Организации.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы заведующего канцелярией определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью заведующий канцелярией обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

_____________________________ ___________ ____________________ (должность лица, (подпись) (Ф.И.О.) составившего инструкцию)

"___"__________ ___ г.

СОГЛАСОВАНО: Юрисконсульт ____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)

"___"__________ ___ г.

С инструкцией ознакомлен: _____________ ___________________ (подпись) (Ф.И.О.)