Реферат: Виды деловой переписки, классификация. Деловая профессиональная переписка: основы и правила Виды документов деловой переписки
Читайте также
В результате изучения данной главы студент должен:
знать
- – цель и назначение документов, используемых в управлении организациями;
- – основные виды посланий, составляющих деловую переписку;
- – значение терминов "документооборот" и "делопроизводство";
- – виды документов, используемых в процессе управления организацией;
- – виды документов, используемых во внутренней и внешней служебной переписке;
- – цель унификации документов;
- – особенности официально-делового стиля изложения информации;
- – виды деловых писем;
- – логику построения делового письма и требования к его оформлению;
- – особенности стиля электронного делового письма;
уметь
– создавать текст в соответствии со структурой делового письма;
владеть
– навыками использования в деловой переписке официально- делового стиля изложения информации.
Документ как основная форма письменной коммуникации в процессе управления
Значительная часть деловых коммуникаций осуществляется в письменном виде. Это обусловлено большими объемами информации, циркулирующей в процессе управления организациями. Для принятия управленческих решений во многих случаях необходима фиксация фактов, накопление информации, последующий ее анализ и осмысление.
Кроме того, информацию необходимо передавать для переработки различным должностным лицам и подразделениям организации. Для выполнения всех этих действий наиболее подходящей формой является письменное представление информации, которое в управлении организациями носит форму документа.
Документ представляет собой информационное сообщение, представленное в определенной форме, составленное по конкретизированным правилам и заверенное в установленном порядке. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и о защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ":
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения "Делопроизводство и архивное дело".
Латинское слово documentum произошло от doceo – учу или извещаю и по смыслу означало свидетельство, доказательство. В России термин документ был переведен Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всем протяжении XVIII столетия в определении понятия "документ" выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: акт, дело, бумага. С течением времени накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа.
Документы позволяют сохранить информацию, придать ей официальный характер и служат основой для принятия управленческих решений. Кроме того, документы можно рассматривать как основную форму деловых посланий при осуществлении письменных коммуникаций. Таким образом, документы в организации выполняют информационную и коммуникативную функции.
Деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления (делопроизводством).
В управлении чаще всего используются текстовые документы, имеющие бумажную или электронную форму. Следует отметить, что существуют и другие возможные формы документов – фотографии, звукозапись, видеозапись. Однако они не являются средством письменной коммуникации и используются в управлении не очень часто и поэтому эти виды документов в этой главе нами рассматриваться не будут.
Документы, реализующие коммуникативную функцию, по адресату можно подразделить на внешние и внутренние.
Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, а также между частными лицами и организациями. Послания, которыми обмениваются субъекты коммуникации, носят характер официальных писем.
Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами и подразделениями организации. Такую переписку принято называть служебной.
В деятельности по управлению организацией используется большое количество разнообразных текстовых документов. Они различаются по своей цели и назначению, содержанию, периодичности создания, а общим для них является то, что они содержат управленческую информацию.
По цели и назначению документы можно подразделить следующим образом:
- организационно-правовые – устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность, нрава, обязанности и ответственность подразделений, работников и т.д. Например, Устав организации, Положение о подразделении, должностная инструкция;
- распорядительные – осуществляющие текущую координацию и регулирование процесса управления. Например, приказы, распоряжения руководителей;
- плановые – содержащие перечень, последовательность, сроки намеченных к реализации мероприятий. Например, различного рода планы, программы;
- информационно-справочные – предназначенные для использования в текущей работе. Например, государственные стандарты, технические условия, инструкции вышестоящих организаций, методические рекомендации министерств и ведомств, классификаторы;
- информационно-аналитические – являющиеся результатом переработки внутренней первичной информации о производстве, продаже, наличии материалов или товаров на складе. Необходимы для текущей работы и принятия решений. Например, аналитические обзоры, сводки, справки, акты, докладные записки;
- отчетные – содержащие сведения о результатах деятельности за определенный период времени. Позволяют сопоставить полученные результаты с показателями, намеченными планами и программами, а также представить информацию в вышестоящие организации и в установленные законом государственные органы: статистические, налоговые органы;
- документы по личному составу – включающие сведения относительно работников организации, призванные регулировать их деятельность в соответствии с трудовым законодательством. Например, трудовые договоры, личные карточки работников, трудовые книжки и др.
По содержанию документы можно условно подразделить на технические, технологические, финансовые, коммерческие и т.д. При таком разделении обращается внимание на смысл и сферу использования документа. Например, к "техническим" документам можно отнести технические условия, паспорта оборудования, нормы ремонтного обслуживания. К технологическим – технологические карты, нормы выхода продукции из исходного сырья. Типичным финансовым документом является бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, налоговая декларация.
Периодичность создания документов определяется их формой и назначением. Организационно-правовые документы принимаются "до отмены", т.е. до момента, когда возникает необходимость внести изменения, либо отменить их действие совсем. Распорядительные документы создаются но мере необходимости. Плановые и, особенно, отчетные документы, наоборот, имеют строгую установленную периодичность создания и представления в соответствующие инстанции.
Создание и использование различного рода текстовых документов является необходимой частью управленческой работы. Они выполняют целый ряд полезных функций.
Использование документов позволяет организациям:
- – осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
- – предоставлять информацию последовательно и объективно;
- – обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
- – делать согласованной, непрерывной и производительной деловую и управленческую деятельность;
- – осуществлять бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
- – соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
- – гарантировать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
- – защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
- – обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
- – обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
- – поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.
Некоторые из документов создаются для того, чтобы донести информацию до определенных должностных лиц и подразделений, оказать на них управленческое воздействие. К таким документам относятся приказы, распоряжения, служебные и докладные записки, методические рекомендации, информационные письма, письма-предложения и др. Другие документы создаются для фиксации фактов. Например, отчеты, акты.
Вся совокупность документов, циркулирующих в организации, представляет собой ее документооборот.
Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
Документооборот осуществляется с целью обеспечения управления информацией о состоянии дел в организации для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения. Работа с документами носит название "делопроизводство".
Прежде всего, разберемся в самом термине делопроизводство. Стандарт на термины и определения в области делопроизводства и архивного дела (ГОСТ Р 51141–98) толкует этот термин как "отрасль деятельности, обестачивающую документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.
Параллельно с термином делопроизводство, начиная с 1960-х гг. используется термин документационное обеспечение управления. Появление этого термина связано с внедрением компьютерных систем в управление, их организационным, программным и информационным обеспечением. Для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе в области делопроизводства, аналогично стал использоваться термин документационное обеспечение управления, который, по существу, является синонимом термина делопроизводство.
Более широкий термин, применяемый сегодня, – информационно-документационное обеспечение управления – включает помимо традиционной работы с документами и информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Таким образом, под документационным обеспечением управления понимаются все те же этапы работы с документами от создания-получения до уничтожения или сдачи в архив .
Ведение делопроизводства регулирует нормативно-методическая база, которая представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов, а также функционирование службы документационного обеспечения организации.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
- соответствующие указы и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации;
- правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий и учреждений;
- государственные стандарты на документацию (ГОСТ);
- унифицированные системы документации (УСД);
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации и др.
Для упорядочения работы с документами в сфере управления широко применяется унификация. В общем случае термин унификация означает приведение к единообразию (лат. unus – один, facio – делаю, т.е. объединение). Она имеет целью создать удобную для пользования, упорядоченную систему управленческой документации. Дело в том, что в экономике действует огромное количество предприятий, организаций, учреждений. Для того чтобы наладить между ними коммуникации нужно каким-то образом свести все возможное многообразие документов к определенным стандартным формам. Предпосылкой для стандартизации является то, что в деятельности различных организаций существуют повторяющиеся виды работ и ситуаций. Например, все организации периодически оформляют статистическую и бухгалтерскую отчетность и представляют ее в соответствующие органы; все организации принимают и оформляют на работу сотрудников; заключают договоры с контрагентами и т.д.
Повторяемость управленческих ситуаций и действий приводит к необходимости периодического составления и оформления однотипных документов, что дает возможность унифицировать их тексты, т.е. принимать единые для всех организаций формы документов, правила их оформления и утверждения. Унификация текстов управленческих документов позволяет ускорить принятие управленческих решений и упростить и упорядочить процесс подготовки и оформления документов.
Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России разработан государственный стандарт "Унифицированная система организационно-распорядительной документации" (УСОРД).
С большинством документов, предусмотренных УСОРД, работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. Так, в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации по классу 020000 в состав УСОРД входит документация:
- по созданию организации, предприятия;
- реорганизации организации, предприятия;
- ликвидации организации, предприятия;
- приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий;
- распорядительной деятельности организации, предприятия;
- организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия;
- оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия.
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
Еще одним документом, регулирующим делопроизводство в организациях, является ГОСТ Р 6.30–2003, который содержит основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Стандарт определяет правила оформления официальных писем, некоторые требования к тексту этих документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством. Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации, Госстандарт России (ныне Росстандарт) в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, обязательных к применению в работе с документами (см. приложение 1).
К основным этапам унификации текстов относятся следующие:
- унификация структуры текста, т.е. выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа;
- унификация языковых средств выражения содержания в тексте документа;
- разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
Форма представления информации в виде связного текста или трафарета избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях работников (подразделений, организаций в целом) или их отношениях к чему-либо, т.е. если необходимо изложить какие-либо положения, решения, факты, события.
Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов. Такие тексты относительно редко встречаются в управленческой деятельности.
Например, текст письма: "Сообщаем, что по вопросу поставки изделий нашего производства Вам следует обратиться в УМТС Вашего министерства".
Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
Анкета и таблица – это результат определенной формализации, в процессе которой текст лишается обычной грамматической связности, а содержание текста передается упрощенными конструкциями, цифрами или другими знаками. Форма представления унифицированного текста документа в виде анкеты или таблицы избирается в том случае, если главной является информация об объекте и его признаках.
Главными требованиями при создании документа являются:
- использование официально-делового стиля;
- соблюдение требований ГОСТ, УСД, других нормативных документов;
- актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
- требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, применение сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).
Следует также соблюдать требования к оформлению документов, образующих деловую переписку. Требования к оформлению касаются состава и оформления реквизитов документов.
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
- Кузнецова Т. В. Организация делопроизводства требует профессиональных знаний // Делопроизводство. 2010. № 2. С. 12–18.
Деловая переписка, так же как и устная речь, относится к вербальным формам деловой коммуникации. Однако письменное сообщение имеет ряд безусловных преимуществ перед устной речью. В частности, у составителя есть возможность подумать, привести в порядок свои мысли и в случае необходимости откорректировать сообщение. Поэтому письменные сообщения часто более тщательно сформулированы, чем устные. Помимо этого, получатель сообщения имеет возможность ознакомиться с ним в любое время.
Для эффективного ведения деловой переписки необходимо знать и уметь применять нормы служебной переписки , правила создания, оформления и организации работы с письмами. При этом следует помнить, что деловое письмо, так же как и любой другой документ, созданный в организации, является элементом ее имиджа. Для того чтобы деловая коммуникация была эффективной, необходимо знание всех компонентов (в том числе, безусловно, и деловой переписки), владение которыми обеспечивает коммуникативную компетентность. Материальным носителем деловой переписки является деловое письмо.
Деловое письмо – это документ, применяемый для передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Понятие "деловое письмо" используется для обобщенного названия различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, факсом или другим способом. При этом документ – это информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу. Специфика делового письма и его отличие от таких документов, как контракт или приказ, состоит в том, что он менее жестко регламентирован, но, как было сказано, имеет юридическую силу. Поэтому письма регистрируются и хранятся в организациях как исходящая и входящая документация.
Классификация деловой переписки может проводиться по различным признакам: назначением и содержанием документов, их важностью и срочностью, значимостью в решении определенных задач, характеристиками материального носителя и способа записи и т.д. Для классификации деловой переписки существенное значение имеет отнесение документов к определенным системам управленческой документации и категориям сообщений, передаваемых по сетям связи. Перечень оснований, по которым может проводиться систематизация деловой переписки, является весьма обширным. Приведем классификацию деловой переписки по ее главным основаниям.
По видам деловую переписку можно разделить на официальную и личную, а также на внешнюю и внутреннюю.
- 1. Официальная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент. Например, информационное письмо, рекламация, коммерческий запрос и т.п.;
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации. Например, приказ, распоряжение, заявление, служебная записка и т.п.
- 2. Личная деловая переписка:
- внешняя переписка – адресатом является внешний контрагент (благодарность, приглашение, поздравление, соболезнование и т.п.);
- внутренняя переписка – адресатом является сотрудник вашей организации (благодарность, приглашение, рекомендательное письмо и т.п.).
По способам ведения деловая переписка бывает:
- на бумажных носителях;
- по электронной почте.
По форме отправления деловые письма могут быть:
- конвертные, отправленные в конверте с помощью почты или курьера;
- электронные, отправленные в электронном виде по e-mail;
- факсовые, отправленные но факсу.
По признаку адресата (получателя) деловые письма бывают:
- циркулярные письма, адресованные нескольким получателям одновременно;
- обычные письма, адресованные одному конкретному получателю.
- По композиционному признаку деловые письма делятся на:
- одноаспектные рассматривают один вопрос;
- многоаспектные затрагивают несколько вопросов одновременно.
По структуре выделяют следующие деловые письма:
- регламентированные составляются но определенному установленному образцу. Это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д. Эти письма имеют четкую текстовую структуру;
- нерегламентированные содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца. Эти письма нс имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.
По функциональному признаку деловые письма бывают:
- инициативные письма
– составляются по инициативе адресанта с определенной целью. Они бывают двоякого рода:
- – письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо- предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо- обращение);
- – письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение);
- письма-ответы – это служебные письма, которые составляются как ответы на письма-запросы или письма- просьбы. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Если приходится писать письмо-отказ, то целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с...". Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. В случае отрицательного ответа рекомендуется также сообщить адресату информацию о том, кто может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос.
По тематическому признаку деловые письма бывают:
- коммерческие письма
используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Считается, что переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. К коммерческим относятся следующие деловые письма:
- – письмо-запрос – обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий. Текст письма содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты и организационно-правовые документы. Письмо- запрос требует письма-ответа;
- – письмо-предложение (оферта ) – заявление о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки. Оно направляется потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора или в ответ на письмо-запрос. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе;
- – рекламация (письмо-претензия) – претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков. Оно содержит заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора. Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с уведомлением о вручении) с приложением копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон;
- – письмо-подтверждение – это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов и т.п. Типичной языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, согласие на...)". При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть;
- некоммерческие письма (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических и финансовых взаимоотношений. По своим целям некоммерческие письма подразделяются на следующие:
- – благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу. Эта разновидность писем составляется в более свободной форме, чем другие письма. Как правило, благодарность оформляется на официальном бланке организации, но может быть оформлена в качестве открытки. Текст благодарственного письма пишется в лаконичном дружеско-официальном стиле со ссылкой на событие, которое побудило отправителя выразить свою благодарность адресату. Благодарность заверяется личной подписью отправителя и в некоторых случаях – печатью организации;
- – гарантийное письмо – содержит в себе обязательство или подтверждение определенных обязательств. Гарантироваться могут оплата работы, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки и др. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний, намерений или действий автора, так или иначе затрагивающих интересы адресата. Гарантийные письма носят сугубо юридический характер, их отличает ясность, точность и однозначность формулировок. В гарантийном письме обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Подобные письма могут начинаться с изложения сути гарантий, предоставляемых адресату. Например: "Настоящим письмом гарантирую...". Особенностью данного вида писем является наличие, наряду с подписью автора (например, директора организации), подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы;
- – информационное письмо предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые представляют интерес или могут заинтересовать адресата. Информационные письма, как правило, носят типовой характер. В них порой дословно приводятся отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов. Информационное письмо – это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки (например, всем клиентам компании) могут вообще не содержать ручной подписи:
- – письмо-напоминание содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Используется в тех случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действий, вытекающих из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей;
- – письмо-просьба содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, либо побудить к действию и т.п. Целью такого письма является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение, которой должно предшествовать обоснование. Письмо-просьба требует письма- ответа;
- – письмо-соболезнование содержит сочувствие по какому- то поводу. Оно имеет своей целью выражение сопереживания и поддержки адресату по поводу того ли иного печального события или утраты. При написании соболезнования важно правильно подобрать искренние слова, способные поддержать адресата в его горе. Соболезнование оформляется в сдержанном корректном стиле на официальном бланке или специальной открытке и заверяется личной подписью отправителя;
- – письмо-приглашение содержит приглашение на какое- то мероприятие. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п. При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений. Письма-приглашения могут рассылаться но факсу, но в особо торжественных случаях следует направлять приглашения по почте или курьерской связью. Приглашение обязательно должно содержать в себе информацию о месте и времени проведения мероприятия, а также его названии. В приглашении должна быть указана приемлемая форма одежды, а также количество персон, на которое распространяется данное приглашение. Как правило, приглашение носит именной характер, но при проведении массовых мероприятий может быть обезличено;
- – письмо-поздравление содержит поздравление по какому-то поводу. Такие письма, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации, в нем излагаются ее наиболее важные и значимые достижения. Поздравление может быть персональным или массовым. В первом случае обращение к адресату должно быть личным – по имени и отчеству; во втором случае оно может быть общим, например: "Дорогие друзья!". При этом в обоих случаях отправитель должен лично подписать поздравление (при рассылке массовых поздравлений используется факсимиле).
Резюме – это вид делового письма, имеющий целью максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю. Поскольку письма-резюме весьма актуальны для молодых людей, оканчивающих вузы, остановимся на этом виде письма более подробно.
Письмо-резюме. Прежде всего отметим, что нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни. Каждый раз следует вначале подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной и, по возможности, полной, а само оно должно быть коротким (не более одной-полутора страниц). Такое письмо удобно для первого знакомства с тем, от кого оно направлено. Кроме того, умение ясно формулировать и кратко излагать свидетельствует о достаточно высоком уровне общей культуры отправителя.
При составлении резюме следует четко соблюдать ряд правил, выполнение которых поможет создать привлекательный образ специалиста на рынке труда и заинтересовать работодателя. Их содержание включает в себя следующее .
- 1. Представиться. Указать фамилию, имя, дату рождения и число полных лет, контактные адреса (в том числе электронный) и телефоны.
- 2. Цель. Указать точное название должности, которую хотите получить. Ее формулировка должна точно совпадать с тем, как она заявлена. Некоторые вместо должности пишут: "Хотел бы получить интересную работу, которая бы соответствовала моему образованию и опыту работы". Такого рода формулировки вызывают недоумение у работодателя и не находят поддержки. Не указывать несколько должностей сразу. Это снизит шансы, поскольку компании требуется специалист на определенную должность.
- 3. Образование. Указать, где, когда и какое учебное заведение окончили, а также (если недавно окончили вуз) какие были оценки, если, конечно, здесь есть чем "похвастаться". Наличие ученой степени и звания повысит шансы. Также важно перечислить награды различных конкурсов, олимпиад, конференций, в том числе школьных, и т.д. Писать надо подробно, указать факультет, специализацию, тему диплома, указать номера дипломов, свидетельств и сертификатов, которые имеются.
- 4. Опыт работы – это самый важный и наиболее полный раздел резюме. Следует подробно излагать только "голые" факты, избегая лестных самооценок наподобие "большой опыт работы", "умение работать в команде" и т.п. Резюме составляется так, чтобы менеджер сам сделал нужные выводы. По каждому виду работы необходимо кратко и точно указать: период времени с точностью до месяца (можно приблизительно); место работы; наименование проекта (вида работы, особенности); краткую характеристику проекта на 1 –2 строчки; роль в выполняемой работе. Желательно сделать список как можно длиннее, чем больше опыта, тем больше шансов устроиться на работу. Перечислять работы (проекты) и нанимателей необходимо в обратном хронологическом порядке, т.е. последняя работа должна быть записана первой, предпоследняя – второй и т.д.
- 5. Дополнительные сведения. Если этого требует специфика будущей работы, то обязательно следует указать: владение иностранным языком; умение работать с компьютером; знание оргтехники; водительское удостоверение; наличие автомобиля и т.п.
- 6. Личные подробности. Следует как можно подробнее излагать факты производственной биографии и минимум – личной. Это позволит показать, что жизнь специалиста в большей степени ориентирована на работу, нежели на досуг.
- 7. Адаптировать резюме к требованиям работодателя. Важно, чтобы в резюме специалиста учитывались будущая работа и должность. Так, если, например, проситель претендует на должность специалиста но документированию программного обеспечения, не стоит делать акцент на том, что проситель – программист высокого класса, даже если им и является.
- 8. Отношение к командировкам. Если компания-работодатель является международной или вообще работа предполагает командировки, рекомендуется указать отношения к командировкам и переездам в другие города. Это позволит сразу расставить все точки над "i".
- 9. Наличие рекомендаций. В конце резюме указать ФИО, должности и контакты лиц, которые могут порекомендовать просителя как грамотного специалиста. Желательно заранее попросить людей, на которых можно рассчитывать для составления рекомендательного письма.
- 10. Сопроводительное письмо. Как правило, резюме отправляется вложением в электронное письмо. При этом оно не должно быть пустым. Обязательно следует написать несколько сопроводительных строк, в которых необходимо указать причины заинтересованности в работе именно в этой компании и мнение просителя в потенциальном вкладе в ее развитие.
- 11. Нужно ли указывать желаемый уровень оплаты труда́? В каждом конкретном случае это зависит от обстоятельств. Но следует иметь в виду, что всякий разговор о зарплате до окончания собеседования обычно ставит нанимателя в грудное положение. Ведь он еще не знает возможностей данного просителя, не оценил, сколько он "стоит" по его шкале ценностей, а поэтому и не может заранее ответить, готов ли он дать требуемую зарплату.
- 12. Наличие фотографии. Ее наличие на резюме приветствуется.
- См.: Деловая переписка: образцы деловых писем, business-letters.ru
ПЕРЕПИСКА Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между организациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации. 1
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида – почтовая связь и электронная связь. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т. д. 2
Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, – пересылкой почтой. 3
Письма, как правило, должны составляться в случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией (устные разъяснения, указания: личные или по телефону и др.). При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы, телефонограммы и др. В делопроизводстве принята следующая классификация служебных писем. 1. Письма-запросы (просьбы, требования, предложения о предоставлении сведений или осуществлении действий). 2. Письма-ответы (запрашиваемые сведения, информация о выполненных работах, отказ в сведениях и взаимодействии). 3. Сопроводительные письма (сопровождают документы, не имеющие адресующей части или являющихся материальными объектами). 4
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по несколькими разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата. В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат следующие обязательные части: вступление, основная часть (доказательство) и заключение. 6
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. 7
Стандартное деловое письмо имеет следующую структуру: Обращение Преамбула Основной текст Заключение Подпись Постскриптум Приложения 8
Постскриптум (лат. post scriptum - «после написанного») - приписка к законченному и подписанному письму, обычно обозначаемая латинским сокращением «P. S. » . Также используют сокращения «P. P. S. » (лат. post scriptum) или «P. S. S. » (лат. post sub scriptum) для приписки, сделанной после постскриптума. 9
Деловые письма обладают правовой значимостью, поэтому их стиль должен удовлетворять определенным требованиям. Текст письма не должен допускать нескольких толкований. Общие требования к тексту делового письма: лаконичность, ясность и точность изложения. Текст должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официальноделовом стиле. По сути, язык официальных документов – это своеобразный набор клише, штампов, стандартов, отличающихся известной унификацией. В официальном письме необходимо четко и кратко излагать существо дела, соблюдая нейтральность тона. 10
Текст простого письма не должен превышать одной двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. В письмах используют следующие формы изложения текста: от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т. д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. 11
Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т. д.), возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо, оформленное на бланке формата А 4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос "О чем? ": "О нарушении договорных обязательств", "Об оказании научно технической помощи". На бланке форма А 5 заголовок допускается не указывать. 12
Письма визируются составителем, руководителем подразделения автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации. Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право. 13
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, подписью руководителя. Вносить какие либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания. 14
Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), текст, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах – оттиск печати. 15
Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких либо официальных сведений или документов. Текст письма запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью. Письма запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом. 16
Письмо запрос требует письма ответа. Письмо запрос оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-запроса являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 17
18
Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем просьб. Письмо просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. 19
Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести. . . ", "Просим Вас предоставить. . . ", "Просим Вас сообщить. . . " и т. д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса. . . ", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обраще ние" и т. п. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести. . .)", "Одновременно просим Вас. . . ". Письмо просьба оформляется на бланке письма. 20
Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 21
22
23
Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо просьбу или письмо запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо отказ). При составлении писем ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма ответа ("На Ваше письмо от_______№__. . . "). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит "Ссылка на дату и номер поступившего документа", куда и вносятся сведения об инициативном письме. 24
Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: "В связи с+". Письмо ответ оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами письма-ответа являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 25
26
Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридиче ски значимая формула: "Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем". Эта фраза яв ляется юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произве сти оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. 2 27
Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации. Гарантийное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами гарантийного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, оттиск печати, отметка об исполнителе. 28
29
Претензия может быть предъявлена в отношении: качества товара, если оно не соответствует качеству, определенному контрактом, включая несоблюдение комплектности товара и ассортимента; количества товара, если оно не соответствует заявленному в контракте или в товаросопроводительных документах; сроков поставки, если они были нарушены; упаковки и маркировки товара, если, например, несоответствие упаковки или неправильная маркировка стали причиной порчи товара; нарушения срока платежа и других сторон взаиморасчетов; других условий контракта. 31
Письмо претензия – документ, являющийся разновидностью коммерческого письма, в котором содержится информация о предъявляемых претензиях относительно качества товара или выполненной услуги. Данный документ не имеет унифицированной формы, установленной Российской Федерацией. В связи с этим, претензия составляется в письменной форме, как правило, на фирменном бланке предприятия или стандартном листе формата А 4. Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 32
Независимо от содержания, письмо-претензия должно содержать в себе обязательные реквизиты и информацию: 1. Заголовок к тексту, в котором отображается ссылка на договор, по которому составлено данное письмо претензия. 2. Полное название организации, согласно учредительным документам, в которую направляется претензионное письмо. 3. Точный адрес нахождения организации. 4. Основание, послужившее для составления данной претензии (ссылка на официальные документы, такие как договор поставки или гарантийное письмо). 5. Предмет предъявляемой претензии, т. е. что именно нарушено (качество, условие поставки, недопоставка товара и др.). 6. Доказательство нарушений (ссылки на подтверждающие документы). 33
7. Перечень конкретных требований, которые выдвигает составитель письма претензии. К ним чаще всего относятся: замена испорченного или бракованного товара; уценка товара (денежное выражение уценки должно быть согласованно обеими сторонами); непосредственное возмещение убытков; расторжение договора и др. 34
Приводя доказательства обоснованности претензии, желательно не только указывать на конкретные обязательства договора, которые были нарушены, но и делать ссылки на нормы законодательства, которые могут быть основанием для предъявления определенных требований. Если составитель претензии требует от виновной стороны возмещения убытков или возврата определенной суммы, претензия должна также содержать расчет претензионных требований (если расчет достаточно сложен, он может быть вынесен в приложение к претензии). Из текста претензии должно быть понятно, кто, почему и чего хочет. 35
Если претензия предъявляется в отношении количества товара, продавец может потребовать допоставки недостающего товара или возврата стоимости недопоставленного товара. Если претензия касается качества товара, покупатель может потребовать устранения дефектов товара или скидки со стоимости товара. Покупатель может предложить продавцу самому устранить дефекты товара, но в этом случае продавец должен будет оплатить покупателю стоимость ремонта. Как правило, небольшие дефекты устраняются покупателем самостоятельно, но за счет продавца, который возмещает стоимость ремонта. Все расходы, связанные с возвращением дефектного товара, заменой его другим, возмещаются за счет продавца. 36
Если претензия обоснована, продавец будет вынужден: заменить дефектный товар новым; допоставить недостающий товар; сделать процентную скидку со стоимости товара; уплатить денежный штраф. Претензия должна составляться в корректной форме, она может быть жесткой, но не должна быть грубой. В зависимости от ситуации и намерений покупателя претензия может содержать предупреждение о последующем обращении в арбитражный суд за защитой своих прав, если продавец не удовлетворит претензию. 37
Ответ на претензионное письмо Как правило, срок ответа на претензию после ее получения устанавливается в договоре (например, 10 дней, 30 дней). В течение этого срока продавец (грузоотправитель) обязан рассмотреть претензию и дать на нее ответ в письменной форме. Если ответ на претензию не поступил, считается, что претензия принята и покупатель имеет право обращаться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет продавца. Ответ на претензию направляется покупателю товаров (услуг) заказным письмом или телеграммой (телексом). В течение установленного в договоре срока продавец должен сообщить контрагенту об отклонении претензии или о принятии ее к рассмотрению. 38
39
40
Международные письма Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них. Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2, 54 мм). В левом верхнем углу или в центре верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, «фрахт судов» , «организация туров» , «продажа недвижимости» , «научные разработки» и т. д. 41
Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номера телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2). Все последующие реквизиты письма печатаются от границы левого поля. Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенной или буквенно цифровой, например: Reference: 101; Ref: MS Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например: Your reference 12. 42
Дата (реквизит 4) указывается буквенно цифровым способом, например: 17 August 2003. Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа. Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных построчно: имени и фамилии получателя; наименования компании; номера дома, улицы; города, почтового округа (индекса); страны. 43
Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала. Деловое письмо начинается со слов «Dear. . . » . Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается: RE: - сокращение слова «regarding» (относительно); In re: - сокращение сочетания «In regard to» (касательно); Subject - (предмет, тема, вопрос); Заголовок подчеркивается. Заголовок необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам. 44
Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца с красной строки (классический вариант). Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркиванием и т. п. Через два межстрочных интервала после текста письма указывается «заключительная формула вежливости» (реквизит 9). 45
После «заключительной формулы вежливости» делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании. Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом: Enclosure (приложение): Order № 34 При направлении копий письма («carbon copy») нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12). 46
47
48
Инструкционное письмо Инструкционное (директивное) письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера. Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения. 49
Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Информационное письмо оформляется на бланке письма. Обязательными реквизитами информационного письма являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А 4), подпись, отметка об исполнителе. 50
При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма, в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг. Сопроводительные письма составляются, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Если же сопроводительные письма не несут смысловой нагрузки, то их составлять не следует, т. к. в этом случае они становятся ненужной формальностью. 52
54
Деловая переписка занимает значительное место в документальном массиве учреждений. Являясь связующим звеном с внешними организациями, она один из необходимых элементов ведения любой предпринимательской деятельности. Переписка занимает около 80% входящей и исходящей документации.
Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.
При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:
- - письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителями в рамках предоставленной им компетенции;
- - письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;
- - независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения;
- - содержать объективные сведения об излагаемых событиях и фактах, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.
Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том, случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).
Деловое письмо как документ информационно-справочного характера при соответствующем оформлении приобретает юридическую силу с момента оформления реквизитов и подписания документа должностным лицом.
К реквизитам делового письма относятся: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); наименование организации; справочные данные об организации; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; адресат; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; оттиск печати; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Письма оформляют в двух экземплярах - первый подготавливают на бланке (чистом листе бумаги) и отправляют адресату, а второй - направляют в дело.
Деловая переписка представлена письмами различного назначения. В силу своего разнообразия этот вид документов наиболее свободен и наименее стандартизирован в пределах следующих единых требований, то есть, в письмах должна присутствовать - ясность, простота изложения, полнота информации, уважительный тон изложений (требования делового этикета), грамотность.
Официально-деловая переписка по тематическому признаку делится на деловую (деловое письмо) и коммерческую (коммерческое письмо). Переписка, с помощью которой оформляют экономические, правовые, коммерческие и другие формы деятельности, называют деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, по вопросам сбыта и снабжения, имеющие правовую силу, относятся к коммерческой корреспонденции (например, письмо-запрос, письмо-напоминание (оферта), письмо-претензия и ответы на них). По функциональному признаку письма можно разделить на требующие и не требующие ответа.