Должностные обязанности отдела кадров. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам

Должностные обязанности отдела кадров. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам
Должностные обязанности отдела кадров. Основные должностные обязанности специалиста по кадрам

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998г. №37 «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, учреждениях и организациях».

1.2. Специалист по кадрам относится к категории специалистов.

1.3. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности специалиста по кадрам.

1.4. На должность специалиста по кадрам принимается лицо, имеющее высшее или среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам назначается и освобождается от должности приказом директора техникума по представлению начальника отдела кадров.

1.6. Специалист по кадрам непосредственно подчиняется начальнику отдела кадров, дополнительно может получать распоряжения от директора техникума.

1.7. Специалист по кадрам в своей работе руководствуется:

Положением об отделе кадров;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. Специалист по кадрам должен знать:

Трудовое законодательство;

Законодательство и нормативные правовые акты;

Методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала;

Структуру и штаты техникума;

Порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных делработников техникума;

Порядок установления наименований профессий рабочих и должностей служащих, общего, страхового и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций;

Оформленияпенсий работникам;

Порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

Порядок ведения банка данных о персонале техникума; основы делопроизводства;

Средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

Формы и методы контроля исполнения документов;

Правила и нормы охраны труда.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума, которое несет ответственность за их ненадлежащее исполнение.

2. Функции

2.1. Оформление приема, перевода и увольнения работников.

2.2. Ведение и учет трудовых книжек.

2.3. Подготовка необходимых материалов для квалификационных, аттестационных комиссий.

2.4. Оформление и учет отпусков.

2.5. Оформление документов для назначения пенсий.

2.6. Организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил внутреннего трудового распорядка.

2.7. Подготовка, оформление и сдача отчетности по вопросам квотирования.

2.8. Анализ текучести кадров.

2.9. Обеспечение выполнения функций, возложенных на техникум в повседневной деятельности по первичному воинскому учету, воинскому учету и бронированию, граждан, пребывающих в запасе, из числа работающих и обучающихся техникума.

2.10. Осуществление первичного воинского учета граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу, проживающих или пребывающих (на срок более трех месяцев).

2.11.Разъяснение должностным лицам техникума и гражданам их обязанности по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленные законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете и осуществление контроля над их исполнением.

2.12. Оформление документов по кадрово-финансовой деятельности.

3. Должностные обязанности

Специалист по кадрам обязан:

3.1. Осуществлять контроль над своевременным исполнением распоряжений, приказов директора техникума и поручений начальника отдела кадров.

3.2. Вести учет личного состава техникума, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.3.Оформлять прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами директора техникума, а также другую установленную документацию по кадрам.

3.4. При приеме на работу выдавать контрольный лист для прохождения вводного, первичного инструктажа, знакомить с локальными актами техникума.

3.5. Формировать и вести личные дела работников, вносить в них изменения, связанные с трудовой деятельностью.

3.6. Оформлять приказы по кадрово-финансовой деятельности работников техникума.

3.7. Подготавливать необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям

3.8. Заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки, производить подсчет трудового стажа, выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

3.9. Производить запись в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих.

3.10. Готовить документы для сдачи отчета по квотированию.

3.11. Вносить информацию в банк данных о количественном и качественном составе работников, их движении, следить за его своевременным обновлением и пополнением.

3.12. Вести учет предоставления отпусков работникам, осуществлять контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков.

3.13. Вести табельный учет фактического времени пребывания работников в техникуме, осуществлять контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах.

3.14. Делать соответствующие отметки в табеле и ежедневно составлять рапорты (сводки) о явках на работу, а также об опозданиях и неявках с указанием причин, их вызвавших, вести учет списочного состава работников.

3.15. Систематически вносить изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.

3.16. Контролировать своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих их право на отсутствие на работе.

3.17. В установленном порядке представлять табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

3.18. Оформлять карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам техникума и их семьям, установления льгот и компенсаций.

3.19. Изучать причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.20. Подготавливать документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.21. Вести первичный учет граждан, пребывающих в запасе по карточкам первичного учета, а граждан, подлежащих призыву на военную службу, по спискам.

3.22. Содействовать в постановке на воинский учет (снятие с воинского учета) граждан, которые прибывают (переезжают в другой район, город) на постоянное или временное (на срок свыше 3 месяцев) место жительство.

3.23. Выявлять совместно с органами внутренних дел граждан, подлежащих постановке на воинский учет.

3.24. Ежегодно сверять карточки первичного учета и списки граждан, подлежащих призыву на военную службу, с документами воинского учета военного комиссариата района.

3.25. Направлять по запросам военного комиссариата необходимые для занесения в документы воинского учета сведения о гражданах, встающих на воинский учет и гражданах, состоящих на воинском учете.

3.26. Ежегодно представлять в военный комиссариат района в сентябре списки юношей 15- и 16-летнего возраста, а в декабре- списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет.

3.27. Осуществлять контроль за посещением гражданами, подлежащими призыву на военную службу, лечебно-профилактических учреждений, в которые они направлены для медицинского обследования или освидетельствования.

3.28. Вносить в карточки первичного учета и в списки граждан, подлежавших призыву на военную службу, изменения, касающиеся образования, места работы, должности, семейного положения и места жительства, состоящих на воинском учете, и в 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о внесенных изменениях.

3.29. Разъяснять гражданам их обязанности по воинскому учету, установленные Законом Российской Федерации "О воинской обязанности и военной службе", осуществлять контроль за их выполнением.

3.30. При постановке граждан на воинский учёт:

Проверять подлинность военных билетов (временных удостоверенийвзамен военных билетов) и удостоверений граждан, подлежащих призыву на военную службу, наличие отметок о снятии граждан с воинского учета по прежнему месту жительства и постановке офицеров запаса и граждан, подлежащих призыву на военную службу, на воинский учет в военном комиссариате района по новому месту жительства.

При обнаружении в военном билете (временных удостоверениях) граждан, подлежащих призыву на военную службу, неоговоренных исправлений, неточностей и подделок, неполного количества листов немедленно сообщать об этом в военный комиссариат для принятия соответствующих мер.

Выдавать расписки при приеме от граждан военных билетов (временных удостоверений взамен военных билетов) удостоверений граждан подлежащих призыву на военную службу.

Заполнять карточки первичного учета на граждан, пребывающих в запасе. В соответствии с записями в военных билетах заполнять учетные карточки на прапорщиков, мичманов, сержантов, старших солдат и матросов запаса.

3.31. В 14-дневный срок сообщать в военный комиссариат о приеме на работу (увольнении) граждан пребывающих в запасе и состоящих на воинском учете.

3.32. Выполнять требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных.

3.33. Осуществлять контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях техникума и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка.

3.34. Составлять установленную отчетность.

3.35. Проходить обязательные, предварительные (при поступлении на работу) и периодические (ежегодные) медицинские осмотры и аттестацию.

3.36. Выполнять требования в соответствии с инструкцией по охране труда.

3.37. Исполнять другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

4. Права

Специалист по кадрамимеет право:

4.1. По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности техникума; варианты устранения имеющихся в деятельности техникума недостатков;

4.2. Запрашивать лично или по поручению начальника отдела кадров от руководителей структурных подразделений техникума и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей;

4.3. Требовать от руководства техникума оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Специалист по кадрамнесет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности,- в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба- в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6. Взаимодействия

Специалист по кадрам:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласуется с начальником отдела кадров, утверждается директором техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от начальника отдела кадров техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически передает кадрово-финансовую документацию сотрудникам бухгалтерии.

6.5. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора и работниками техникума.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста по кадрам

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по кадрам "________________" (далее - "Организация").

1.2. Специалист по кадрам назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Специалист по кадрам подчиняется непосредственно __________________ Организации.

1.4. На должность специалиста по кадрам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Специалист по кадрам должен знать:

Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;

Трудовое законодательство;

Структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;

Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;

Источники обеспечения Организации кадрами;

Методы анализа профессионально квалификационной структуры кадров;

Положения о проведении аттестации и квалификационных испытаний;

Порядок избрания (назначения) на должность;

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале Организации;

Порядок составления отчетности по кадрам;

Основы психологии и социологии труда;

Основы экономики, организации труда и управления;

Трудовое законодательство;

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия специалиста по кадрам его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Специалист по кадрам осуществляет следующие обязанности:

Выполняет работу по комплектованию Организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации.

Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров.

Проводит изучение и анализ должностной и профессионально-квалификационной структуры персонала Организации и ее подразделений, установленной документации по учету кадров, связанной с приемом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников, результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение.

Участвует в изучении рынка труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля.

Информирует работников Организации об имеющихся вакансиях.

Принимает участие в разработке перспективных и текущих планов по труду.

Осуществляет контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, проведением их стажировок, принимает участие в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности.

Участвует в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения.

Принимает участие в организации работы, методическом и информационном обеспечении квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий, оформлении их решений.

Анализирует состояние трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.

Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.

Составляет установленную отчетность.

3. ПРАВА

Специалист по кадрам имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста по кадрам.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

3.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Специалист по кадрам несет ответственность за:

4.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.

4.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы специалиста по кадрам определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по кадрам обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Специалисту по кадрам для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен __________________/_________________/ (подпись)

определяет требования к кандидатам и круг должностных полномочий. О том, чем занимается специалист по кадрам и как грамотно оформить должностную инструкцию для этого сотрудника, пойдет речь в нашем обзоре.

Чем занимается специалист по кадрам?

Из названия должности ясно, что указанный специалист занимается кадровой работой. Причем в рамках одного направления эта должность иногда приравнивается к должности инспектора по кадрам. Правильно ли это?

В небольших компаниях, где кадровую работу ведут 1-2 человека, такой градации на специалиста и инспектора по кадрам может и не быть. Сотрудника называют или специалистом, или инспектором по кадрам, а он совмещает обязанности, присущие обеим должностям. В крупных организациях, где функционируют полноценные отделы кадров, можно встретить должности и инспектора, и специалиста по кадрам, и менеджера по управлению персоналом и т. д.

В то же время анализ трудовых функций, соответствующих должностям инспектора и специалиста по кадрам, позволяет провести различие между этими сотрудниками. Основное из них состоит в том, что инспектор по кадрам работает с документами, а специалист по кадрам — преимущественно с людьми. Кроме того, как правило, на должность инспектора по кадрам принимают кандидатов, не имеющих высшего образования, тогда как должность специалиста по кадрам требует наличия диплома какого-либо вуза. Соответственно, должность инспектора по кадрам предполагает в основном исполнительские функции, тогда как должность специалиста по кадрам — это уже более высокий уровень, уровень принятия решений.

Не знаете свои права?

Структура должностной инструкции для специалиста по кадрам

По структуре должностная инструкция для специалиста по кадрам должна соответствовать принятому обычаями делового оборота виду для подобного рода документов. Должностная индукция для специалиста по кадрам формируется так:

  1. Верхний правый столбец документа отводится под информацию о дате утверждения инструкции и данных руководителя, утвердившего его. Как правило, подобного рода документ утверждается гендиректором предприятия, что подтверждает его подпись. Ниже в этом же столбце может быть информация о согласовании текста должностной инструкции с заинтересованными службами организации. Обычно это юридическая служба, кадры и т. д. Отметка о согласовании представляет собой подпись уполномоченного должностного лица соответствующего отдела. Иногда информацию о согласовании инструкции выносят в конец документа, что тоже возможно.
  2. Общие положения должностной инструкции специалиста по кадрам включают информацию о требованиях, предъявляемых к кандидату на должность. К таким требованиям относятся данные о (об):
    • образовании;
    • возрасте;
    • опыте работы вообще и по заявленному направлению;
    • необходимых для работы знаниях (иностранный язык, знание компьютера и т. д.).

    Помимо критериев, по которым предполагается отбор кандидатов на должность специалиста по кадрам, в раздел с общими положениями включают:

  • перечень документов, с которыми должен быть ознакомлен сотрудник для осуществления трудовых функций;
  • правила приема и увольнения;
  • порядок замещения на время отсутствия сотрудника.

    Кроме того, в этом же блоке определяется место должности специалиста по кадрам в общей организационно-штатной структуре предприятия и непосредственный руководитель работника.

  • Должностные права и обязанности являются ключевым разделом любой должностной инструкции. В этом блоке перечисляются трудовые обязанности, которые выполняет работник, а также его права. Обычно помимо стандартного набора должностных правомочий, которыми наделяется сотрудник в должности специалиста по кадрам, к его правам и обязанностям относят такие, которые обусловлены спецификой работы конкретной организации и пожеланиями руководства.
  • Раздел об ответственности работника за невыполнение трудовых обязанностей устанавливает рамки такой ответственности и варианты наказания. Нужно помнить, что трудовое законодательство не разрешает ухудшать положение работника в отношении границ ответственности и наказания по сравнению с нормами, определенными в Трудовом кодексе РФ.
  • Типовые должностные обязанности специалиста по кадрам

    Несмотря на то что формирование конкретной должностной инструкции отдельного предприятия — это внутреннее дело организации и каждая организация старается разработать для своих специалистов оптимальные варианты должностных инструкций, учитывающих потребности и специфику производства, существует примерный стандартный набор должностных обязанностей по каждому направлению, который так или иначе освещается в большинстве подобных документов.

    К типовым должностным обязанностям специалиста по кадрам относятся:

    1. Формирование штата организации сотрудниками требуемых профессий, специальностей и квалификаций.
    2. Участие в работе по подбору, отбору и расстановке кадров.
    3. Аналитическая работа, связанная с:
      • итогами аттестации сотрудников;
      • усовершенствованием документооборота по учету кадров, приему, переводу, увольнению работников;
      • оптимизацией организации структуры персонала предприятия и его подразделений.
    4. Анализ рынка труда с целью получения информации о кадрах.
    5. Участие в адаптации вновь принятых сотрудников.
    6. Участие в подготовке внутренних документов организации, связанных с кадровой, трудовой и прочей деятельностью.
    7. Контроль за:
      • своевременным оформлением трудового перемещения работников (приема, увольнения, перевода);
      • выдачей справок сотрудникам, касающихся их трудовой деятельности;
      • соблюдением правил хранения и оформления трудовых книжек;
      • заполнением и оформлением прочих кадровых документов организации.
    8. Своевременная подготовка необходимой отчетности.

    Правила ознакомления работников с должностной инструкцией

    Каждый новый сотрудник знакомится со своими должностными обязанностями на этапе приема на работу. Как правило, знакомство с должностной инструкцией принимаемого на работу специалиста происходит в момент подписания с ним трудового договора.

    Поскольку должностная инструкция — внутренний документ предприятия, то и правила ознакомления с ней в разных организациях могут отличаться. Неизменным остается то, что сотрудник должен расписаться в том, что он изучил должностную инструкцию. Далее возможны варианты. К примеру:

    1. На каждого сотрудника распечатывается по экземпляру должностной инструкции, с которым он знакомится и на котором расписывается. Потом документ приобщается к остальным документам в личном деле работника.
    2. По каждой должности существует свой уже распечатанный экземпляр должностной инструкции, в которой все вновь принимаемые на эту должность сотрудники (например, специалисты по кадрам) расписываются.
    3. В отношении каждой должности распечатан свой экземпляр инструкции, с которой знакомятся сотрудники, но отметка об ознакомлении в виде подписи ставится в специальном журнале.

    Какой вариант предпочтительнее, каждая организация выбирает самостоятельно, руководствуясь соображениями удобства, принятыми правилами ведения делопроизводства и прочими мотивами.

    Таким образом, надлежащий прием на работу нового сотрудника не ограничивается заключением с ним трудового договора. Важными моментами этой процедуры являются разработка соответствующей его должности оптимальной должностной инструкции и ознакомление с ней нового работника.

    Должностные инструкции с учетом профстандартов 2016-2017

    Образец должностной инструкции специалиста по кадровому делопроизводству

    Образец должностной инструкции составлен с учетом профстандарта Специалист по управлению персоналом

    1. Общие положения

    1.1. На должность специалиста по кадровому делопроизводству принимается лицо:

    1) имеющее среднее профессиональное образование по программам подготовки специалистов среднего звена;

    2) имеющее дополнительное профессиональное образование по программам профессиональной переподготовки, программам повышения квалификации.

    1.2. Специалист по кадровому делопроизводству должен знать:

    1) нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;

    2) законодательство Российской Федерации о персональных данных;

    3) порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;

    4) порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;

    5) основы документооборота и документационного обеспечения;

    6) технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;

    7) порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;

    8) структуру организации;

    9) основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации в части ведения документации по персоналу;

    10) локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;

    11) нормы этики и делового общения;

    12) базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;

    13) трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;

    14) Правила внутреннего трудового распорядка;

    15) требования охраны труда и правила пожарной безопасности;

    16) ……… (другие требования к необходимым знаниям)

    1.3. Специалист по кадровому делопроизводству должен уметь:

    1) разрабатывать проекты организационных и распорядительных документов по персоналу;

    2) оформлять кадровые документы в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

    3) вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;

    4) организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами организации;

    5) анализировать кадровые документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;

    6) выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;

    7) работать с информационными системами и базами данных по ведению статистической и отчетной информации по персоналу;

    8) разрабатывать проекты кадровых документов;

    9) разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;

    10) контролировать присутствие работников на рабочем месте;

    11) оформлять учетные документы, представляемые в государственные органы, профессиональные союзы и другие представительные органы работников;

    12) анализировать правила, процедуры и порядок, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по вопросам обмена документацией по персоналу;

    13) вести деловую переписку;

    14) соблюдать нормы этики делового общения;

    15) ……… (другие навыки и умения)

    1.4. Специалист по кадровому делопроизводству в своей деятельности руководствуется:

    1) ……… (наименование учредительного документа)

    2) Положением о ……… (наименование структурного подразделения)

    3) настоящей должностной инструкцией;

    4) ……… (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые функции по должности)

    1.5. Специалист по кадровому делопроизводству подчиняется непосредственно ……… (наименование должности руководителя)

    1.6. ……… (другие общие положения)

    2. Трудовые функции

    2.1. Документационное обеспечение работы с персоналом:

    1) ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;

    2) ведение документации по учету и движению кадров;

    3) администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

    2.2. ……… (другие функции)

    3. Должностные обязанности

    3.1. Специалист по кадровому делопроизводству исполняет следующие обязанности:

    3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 1 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет обработку и анализ поступающей документации по персоналу;

    2) разрабатывает и оформляет документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную);

    3) осуществляет регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.

    3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет подготовку проектов документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала;

    2) осуществляет организацию системы движения документов по персоналу;

    3) проводит сбор и проверку личных документов работников;

    4) осуществляет подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках;

    5) выдает работнику кадровые документы о его трудовой деятельности;

    6) доводит до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации;

    7) ведет учет рабочего времени работников;

    8) осуществляет регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.

    3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 3 п. 2.1 настоящей должностной инструкции:

    1) осуществляет организацию документооборота по учету и движению кадров;

    2) осуществляет организацию документооборота по представлению документов по персоналу в государственные органы;

    3) выполняет постановку на учет организации в государственных органах;

    4) осуществляет подготовку:

    По запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов;

    Уведомлений, отчетной и статистической информации по персоналу;

    Информации о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.

    3.1.4. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.

    3.1.5. ……… (другие обязанности)

    3.2. ……… (другие положения о должностных обязанностях)

    4. Права

    Специалист по кадровому делопроизводству имеет право:

    4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

    4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

    4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

    4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценка качества исполнения своих трудовых функций.

    4.5. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

    4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

    4.7. ……… (другие права)

    5. Ответственность

    5.1. Специалист по кадровому делопроизводству привлекается к ответственности:

    За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;

    За правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, - в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

    За причинение ущерба организации - в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

    5.2. ……… (другие положения об ответственности)

    6. Заключительные положения

    6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Профессионального стандарта "Специалист по управлению персоналом", утвержденного Приказом Минтруда России от 06.10.2015 N 691н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации)

    6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)

    6.3. ……… (другие заключительные положения)

    Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

    • как распределены должностные обязанности между работниками;
    • что входит в обязанности отдела кадров;
    • основные функции подразделения;
    • порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

    Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71. Также можно воспользоваться нашим образцом.

    Какие должностные обязанности у отдела кадров

    В настоящее время утвержден и введен в действие . Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

    Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37). В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

    Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

    В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

    1. Ведение документации по учету и движению персонала:
      • оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;
      • формирование и ведение личных дел сотрудников;
      • ведение и хранение трудовых книжек;
      • ведение табеля учета рабочего времени;
      • учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;
      • учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;
      • предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
    2. Деятельность по обеспечению персоналом:
      • сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;
      • поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.
    3. Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:
      • организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;
      • организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.
    4. Формирование и предоставление установленной отчетности в соответствующие органы.
    5. Осуществление воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

    Что входит в обязанности кадрового работника

    Определение того, что делает кадровик, обязанности, поручаемые ему для исполнения, определяют требования, предъявляемые к соискателям. Для реализации профессиональной деятельности отдела кадров на предприятии возможно распределение должностных обязанностей между сотрудниками по функциональному принципу, то есть обязанности кадрового работника на предприятии соответствуют конкретной функции.

    Или за сотрудником закрепляется вся кадровая работа на определенном участке.

    Эффективная деятельность кадровой службы во многом зависит именно от правильного распределения работы между его специалистами, что входит в обязанности начальника отдела кадров.

    Требования к квалификации, что входит в обязанности кадровика организации, права и ответственность определяются в должностных инструкциях, разрабатываемых для каждого специалиста. При разработке должностных инструкций для каждого специалиста уточняется перечень работ и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке.

    Как определить численность отдела кадров

    То, чем занимаются в отделе кадров, обязанности которого могут быть различными, влияет на штат и структуру подразделения. Действующие современные нормативы не содержат указаний о расчете численности персонала отдела кадров на предприятии, но можно воспользоваться Постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров». Работодатель вправе самостоятельно определять его численность, исходя из количества личного состава предприятия, а также объема функций, возлагаемых на отдел.

    Отдельно существуют нормы по работникам, которые осуществляют воинский учет в организациях (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719):

    • 1 сотрудник по совместительству — на 500 единиц персонала;
    • 1 освобожденный работник — на количество сотрудников от 500 до 2000;
    • 2 работника при численности от 2000 до 4000 и далее — на каждые последующие 3000 плюс еще один работник на данное направление.

    Права и ответственность

    К числу основных прав кадрового работника относятся:

    • внесение на рассмотрение руководителя предложений по улучшению работы;
    • получение информации и документов, необходимых для выполнения должностных функций.

    Кадровик несет ответственность за причинение материального ущерба имуществу работодателя, за разглашение персональных данных работников, несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, а также неисполнение или ненадлежащее исполнение тех действий, исполнение которых входит в функционал кадрового работника.